幫助您配置谷歌的G套件活動儀表板

截至2018年3月，一個新的活動儀表板讓在組織中使用G套件的文檔編輯看到其他人何時查看了一個文件。 活動儀表板數(shù)據(jù)可以由使用G套件進行業(yè)務、教育或企業(yè)的組織中的人員查看。

活動儀表板作為Google Docs、Sheets和幻燈片中的附加協(xié)作信號，顯示每個文檔更改、建議編輯或評論。 當一個人訪問文檔時，他們的配置文件圖像表示他們的存在，因此活動儀表板不需要詢問是否有人查看了文檔。

這里有四件事要知道活動儀表板。

活動儀表板支持內(nèi)部協(xié)作.. 如果您的G套件管理員允許，您可以看到您的同事中哪些查看了您共享的Google Docs、Sheets或幻燈片。

活動儀表板還可以讓您看到組織之外的人何時也查看了文件。 打開您的Google Docs、Sheets或Slides文件，然后選擇“Share”并輸入該人的電子郵件地址-在您的組織之外-以使其工作。 您只能看到組織之外的人的歷史，您專門與他們共享文件。 GSuite的產(chǎn)品經(jīng)理艾倫？楊(Allen Yang)說：“通過“任何人都可以通過鏈接”或“在網(wǎng)絡上發(fā)布”，你不會看到所有的外部觀眾。

只有在人們收到初始通知并有機會選擇隱私設置后，才能查看歷史信息。

在跟蹤視圖數(shù)據(jù)之前，人們將看到一個通知（左)，并且可以選擇禁用所有文檔或當前文檔的視圖跟蹤(右）。

如果使用包含活動儀表板的G套件版本，G套件管理員可以修改管理控制臺(admin.google.com)>；Apps>；G套件>；驅(qū)動器和Docs>；活動儀表板設置中的設置。

G套件管理員可以調(diào)整視圖歷史跟蹤和對活動儀表板的訪問。 第一個設置允許對所有用戶視圖進行視圖跟蹤，只對組織中的帳戶和文件進行視圖跟蹤，或者根本不進行視圖跟蹤。 第二個設置允許人們訪問活動儀表板。 在這兩種情況下，建議的設置是允許對所有用戶視圖進行視圖跟蹤，并允許人們訪問活動儀表板。 如果您將第一個設置調(diào)整為“僅在（您的域內(nèi)）內(nèi)”，查看活動將不會在您的組織之外可用。

推薦的GSuite管理設置允許系統(tǒng)跟蹤視圖，并使組織中的人能夠訪問視圖數(shù)據(jù)。 如果需要，G套件管理員可以選擇較少的協(xié)作選項。

每個人都可以選擇隱藏所有文件或單個文件的查看歷史記錄。 您的選擇追溯適用：如果您選擇隱藏您的歷史-所有文件或一個文件-它將不再可用。 這種設置很棒。 楊說：“將來，如果你決定再次打開歷史視野，你在歷史視野關閉時所做的任何觀點都不會出現(xiàn)?！?/p>

底線是活動儀表板視圖跟蹤尊重最嚴格的設置。

您可以通過選擇Tools>；Activity儀表板隱私來調(diào)整特定Google Docs、Sheets或幻燈片文件的設置。

還有一個解決辦法，以避免視圖跟蹤，同時留下功能。 如果您制作了一個文件的副本，您可以查看副本，并且您的視圖不會鏈接到原始文件。 楊說：“從技術上講，文件的副本是一個單獨的文件，因此原始文件的視圖歷史記錄中沒有反映副本的視圖?！?/p>

在配置活動儀表板設置時，請考慮組織的文化。 就像電子郵件讀取接收功能一樣，行為規(guī)范可能會影響人們?nèi)绾谓忉尰顒觾x表板數(shù)據(jù)。 如果你在一種好斗的文化中工作，人們可能會把活動儀表板看作是“捕捉”不查看文檔的人的另一種方式，或者用它來召喚那些查看文檔但不及時回復的人。 相反，在協(xié)作文化中，人們可能會歡迎活動儀表板，認為這是一個有用的信號，表明同事已經(jīng)或還沒有看到他們的工作。

如果您的組織可以訪問活動儀表板，那么您的G套件管理員為組織配置了哪些設置？ 您為您的帳戶選擇了哪些活動儀表板設置？ 為什么？ 讓我在評論或Twitter上知道(@awolber)。

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